Saavutettava tiedosto on tiedosto, jonka sisältöön pääsee käsiksi avustavilla teknologioilla, kuten ruudunlukijalla. Tiedostolle sopiva rakenne, kuten otsikkotyylien käyttö, taulukoiden rakenne ja kuvien tekstivastineet ovat osa saavutettavuutta. Jos olet käyttänyt työsi kirjoittamiseen Wordiä, LibreOfficea tai vastaavaa, sekä näissä ohjelmissa olevia otsikkotyylejä, taulukko- ja kuvatyökaluja, saat luotua saavutettavan pdf-tiedoston.
Theseukseen tallennettavan tiedoston tulee olla saavutettava.
Käytä opinnäytetyön mallipohjassa olevia valmiita tyylejä tekstissäsi, leipätekstinä Normal ja eri otsikkotasoja. Alla olevassa kuvassa kursori on otsikossa ja pikatyyleissä näkyy valittuna Heading 2.
Käytä taulukoita vain silloin, kun niitä tarvitaan tietojen esittämiseen. Vältä taulukoita, joissa on vain ulkoasun asettelun tarkoitus.
Taulukon lukujärjestyksen voi tarkistaa tarkistaa siirtymällä sarkainnäppäimellä solusta toiseen. Taulukon otsikkorivi on ylin rivi, ja sen pitää toistua (Repeat Header Row).
Lisää kuvioille ja kuville vaihtoehtoinen teksti eli tekstivastine. Tekstivastine kertoo tiivistelmän kuvan olennaisesta sisällöstä. Se ei ole sama kuin kuvateksti, eikä tekstissä olevia tietoja tarvitse toistaa, vaan niihin voi viitata.
Värejä saa käyttää, mutta ne eivät saa olla ainoa tapa välittää tietoa.
Alla olevassa kuvassa on ympyröity Wordin oletusväreistä ne, joiden kontrasti on riittävä valkoisella pohjalla.
Huomaa, että joudut tarkistamaan kontrastin, jos esimerkiksi taulukossa tai kuviossa on käytetty muita värejä.
Tiedoston ominaisuudet ovat saavutettavuuden kannalta tärkeitä. Tarkista, että työn nimi (title) on oikein Tiedosto-valikon Tiedot-kohdassa. Valmiissa pohjassa otsikkona voi olla tuon pohjan nimi. Anna otsikoksi asiakirjan pääotsikko. Tarkista myös, että nimesi on tekijänä. Voit lisätä myös asiasanat työn kielellä.
Uusimmissa Word-versioissa Tarkista helppokäyttöisyys löytyy suoraan Tarkista-valikosta. Automaattinen tarkistus ei kuitenkaan kerro esimerkiksi vaihtoehtoisten tekstien laatua, eikä aina osaa erottaa pelkkää lihavoitua tekstiä otsikoksi.
Saavutettavasta Word-tiedostosta on helppo saada saavutettava PDF-tiedosto.
