Hankkeessa kerätyn aineiston hyvät tallennus- ja dokumentointikäytännöt auttavat välttämään virheitä ja sekaannuksia sekä helpottavat aineiston jakamista eri toimijoiden kesken varmistavat, että aineistot ovat löydettävissä ja käytettävissä tarvittaessa vielä hankkeen jälkeenkin
Tietoturvan varmistaminen on oleellinen osa tallentamista. Tietoturvan varmistaminen edellyttää muun muassa organisaation tietoturvaohjeistuksen noudattamista ja erilaisia teknisiä toimenpiteitä, joilla varmistetaan tiedon luottamuksellisuus.
• Nimeämiskäytännöt on hyvä suunnitella ja sopia projektin alussa
• Nimeämisen tulee olla johdonmukaista ja selkeää
• Nimien ei tulisi olla liian pitkiä eikä myöskään liian lyhyitä
• Hyvä tiedostonimi on loogisesti jäsennetty ja se kertoo sisällöstä (esim. projektin nimi, aineiston nimi, tekijä, pvm vuosi-kk-pv versionumero)
• Käytä tarvittaessa lyhenteitä. Lyhenteiden merkitys tulee dokumentoida, jotta lyhenteet ovat ymmärrettävissä.
• Vältä erikoismerkkejä
Systemaattinen aineistojen organisointi ja dokumentointi helpottavat hankkeen aineistojen löytymistä ja käyttöä hankkeen aikana ja luovat edellytykset myös aineistojen mahdolliselle jatkohyödyntämiselle
• Tiedostomuodon valinta kannattaa tehdä varhaisessa vaiheessa, jotta vältytään esimerkiksi turhilta formaatinmuutoksilta.
• Tiedon siirtäminen formaatista toiseen ei yleensä onnistu täydellisesti, jotain tietoa saattaa hävitä, esim. tekstin muotoilut, taulukoiden tietosisältö, kuvien resoluutio tai äänenlaatu.
• Tiedostomuodon tulisi olla sellainen, joka on käytettävissä mahdollisimman pitkään. Kokonaan ohjelmistoriippumattomia tallennusformaatteja ei kuitenkaan ole tarjolla.
Yleisiä tiedostoformaatteja, joita useimmat eri ohjelmistot tukevat:
Teksti: txt, .odt., .rtf, .csv, PDF/A, .html,.xml
Kuva: jpeg, tiff, png, dng
Video: MPEG-4 (.mp4), dpx
Ääni: FLAC, aif, aac
Lisätietoja:
• UK Data Service
• Tietoarkisto: AIneistonhallinnan käsikirja: tiedostoformaatit ja ohjelmistot
Aineiston hyvällä dokumentoinnilla varmistetaan aineiston ymmärrettävyys. Dokumentoitavia asioita ovat mm.
• miten aineisto on kerätty
• miten sitä on käsitelty, kuka ja milloin
• käytetyt laitteet ja ohjelmistot
• muuttujien arvot
• käytetyt koodit ja lyhenteet
• eri versioiden hallinta
• laadunvarmistusprosessit
• muu tieto, jolla varmistat aineiston ymmärrettävyyden
Datan yhteyteen on hyvä tehdä erillinen readme.txt-tiedosto, jossa kokonaisuus ja dokumentointi on kuvailtu.
Tiedostojen tallennuspaikan valintaan vaikuttavat mm. hankkeen toimijoiden yhteistyötarpeet, tiedostojen koko ja luonne sekä tietoturvaan liittyvät seikat.
• Tietoturvasta huolehtiminen on tärkeää aina, mutta erityisen tärkeää se on silloin, kun on kyse arkaluontoisesta aineistosta.
• Tietoturvan varmistamiseen kuuluu aineiston tuhoutumisen, vahingoittumisen ja muuttumisen tai varastamisen estäminen sekä pääsy- ja käyttöoikeuksien hallinta.
• Myös varmuuskopiointi on osa tietoturvaa.
IDA - tutkimusdatan säilytyspalvelu
Fairdata-palvelukokonaisuuteen sisältyvä tutkimusdatan säilytyspalvelu.
Soveltuu hankkeen aikaiseen datan tallentamiseen ja datan jakamiseen käyttäjien kesken. Myös valmis data voidaan säilyttää IDAssa muuttumattomassa tilassa. Ei sovellu arkaluontoisia henkilötietoja tai biometrisiä tunnisteita sisältävälle datalle eikä myöskään raskaassa käytössä olevalle laskentadatalle tai jatkuvasti muuttuvalle datalle.
Korkeakouluille on varattu IDAaan maksuttomat säilytyskiintiöt.
eDuuni
Eduunin asiakkaita voivat olla koulutuksen, tieteen ja kulttuurin kohdealueella toimivat organisaatiot tai verkostot. Sähköisen työskentelyn ja verkostoitumisen palveluympäristö, joka mahdollistaa joustavan ja turvallisen yhteistyön yli organisaatio- ja ekosysteemirajojen. Maksullinen
ePouta - CSC:n palvelu sensitiivisen datan käsittelyyn
***CSC avaa vuonna 2022 tutkimuksen ja TKI-toiminnan käyttöön kaksi uutta arkaluonteiselle datalle soveltuvaa palvelua (SD Connect ja SD Desktop), jotka on palvelevat mm. organisaatiorajat ylittävän yhteistyön tarpeita. Palveluiden beta-versiot ovat jo testikäytössä.
SD Connect -palvelun avulla data siirretään tietoturvalliseen käyttöympäristöön ja SD Desktop -etätyöpöytä mahdollistaa tietoturvallisen käyttöympäristön arkaluonteisille aineistoille.
(SD Connect: https://research.csc.fi/-/sd-connect
SD Desktop: https://research.csc.fi/-/sd-desktop)
Lisätietoja CSC:n sensitiivisen datan palveluista: https://research.csc.fi/sensitive-data-services-for-research
