Hankkeessa kerättyjen aineistojen ja syntyvien tulosten avoin hyödyntäminen edellyttää, että sille on luotu perusta jo hankkeen alussa.
Näitä edellytyksiä luodaan niin, että
• sovitaan aineiston omistajuudesta, säilytysvastuusta ja käyttöoikeuksista
• otetaan huomioon tietosuojalainsäädäntö, salassapidettävä ja arkaluontoinen tieto
• informoidaan tutkittavia kerätyn aineiston käytöstä ja hankitaan lupa aineistojen säilyttämiselle / avaamiselle
• sovitaan että hyödynnetään tulosten julkaisemisessa avoimia julkaisukanavia
• sovitaan kuka päättää aineistojen ja tulosten julkaisemispaikasta ja ajankohdasta
• sovitaan aineistojen säilyttämisen ja avaamisen resurssoinnista
• noudatetaan rahoittajan antamia ohjeita ja vaatimuksia
• informoidaan tutkittavia kerätyn aineiston käytöstä ja hankitaan lupa aineistojen säilyttämiselle / avaamiselle
Edellä mainittuihin asioihin tulee kiinnittää huomiota aineistonhallintasuunnitelmassa, hankkeen aiesopimuksessa ja myöhemmin tehtävässä yhteistyösopimuksessa. Sopimusasiat hoitaa hankeasiantuntija.
